Грантрайтинг і проєктний менеджмент. Частина 2. Мета та завдання проєкту

Найперше, що потрібно визначити в проєкті – це його мета. Якщо мета недостатньо ясна, то шлях до її досягнення може протягнутися до безкінечності, а такий довгий шлях не забезпечити ніякими ресурсами. Мета проєкту має бути максимально конкретна і зрозуміла в першу чергу вам самим. Пам’ятайте, що мета вашого проєкту - вирішення конкретного завдання. Можна сказати, що реалізація проєкту – це „мікромета” організації або Вас особисто. 

Мета – детально відпрацьоване, узгоджене, лаконічне формулювання бачення майбутнього. Отримання очікуваних змін ситуації в суспільстві (в навколишньому середовищі тощо) в результаті виконання проєкту. Наприклад, - понад 500 новонароджених з екстремально низькою вагою тіла, які знаходяться на спостережнні в лікарні «ОХМАТДИТ», отримають доступ до харчування  протягом 6 перших місяців життя.

Мета – коротке визначення того, який позитивний результат буде отримано від реалізації проєкту.

У зв'язку з цим, дуже важливе значення має формулювання проблеми, на вирішення якої спрямовано проєкт.

Мета будується за такою схемою:

Що зробити для досягнення мети і яким чином це зробити.

В меті повинна бути вказана проблема, яку вирішує організація (що зробити) і яким шляхом це буде зроблено (цільова група, чию проблему вирішує проєкт), а також повинно бути вказано за допомогою чого, або яким способом буде досягнута ця мета (яким чином це буде зроблено).

Ще приклад формулювання мети:

Метою проєкту є забезпечення права батьків на цілодобове відвідування їх дітей, які перебувають у реанімації.

При детальнішому аналізі необхідно зауважити, що термін "мета” може мати різні значення.

Нас цікавлять три наступні:

По - перше, мета — це такий стан речей, якого ми хочемо досягти; вибраний результат наших дій. Як повинна змінитися ситуація? Які наслідки хочемо отримати? Яким є бажаний результат?

По - друге, мета – це щось, до чого ми прагнемо, точка на горизонті, що визначає напрямок нашого руху;

По - третє, мета – це предмет (об’єкт) вибраних дій; те, на що ці дії направлені.

Одначе самого бачення, що ж має змінитися у тій чи іншій сфері недостатньо. Наступним кроком є формулювання списку завдань.

Завдання проєкту – це поліпшення ситуації, яку ви описали у постановці проблеми, тому завдання повинні бути максимально конкретизованими, реалістичними та досяжними, тобто – це конкретні події, які можна виміряти і без яких мета не може бути досягнутою. Це зміни, поліпшення ситуації, які відбуваються крок за кроком в міру реалізації проєкту. Необхідно визначити завдання, встановити планові кількісні та якісні показники цих змін.

Завдання – це короткі конкретні формулювання, що більш детально описують результати, які очікуються і в сукупності забезпечують досягнення мети. Потрібно відрізняти завдання проєкту від мети і методів її досягнення, так як методи – це вирішення тих питань, з допомогою яких завдання будуть виконані.

Завдання – це способи вимірювання результатів, показники, які свідчитимуть чи зробили ми те, що збиралися зробити. Завдання визначається своєю конкретністю. Якщо мета є суттю вирішення однієї із найважливіших проблем, то завдання є однією із кількох складових розв’язання цієї проблеми. Зазвичай для досягнення мети потрібно реалізувати декілька паралельних або послідовних завдань.

Формулювання завдання повинно починатися дієсловом – „здійснити”, „провести”, „впровадити”, „надати” тощо, але не „здійснювати”, „проводити”, „впроваджувати”, „надавати”. Не можна формулювати завдання словами, які описують процес, як, наприклад, "поліпшення” чого небуть... В тоні вашого опису має відчуватися впевненість – це буде зроблено.

Природно, що завдання мають відповідати меті. Іншими словами - завдання - це окремі мікроцілі, які дозволяють прийти до мети.

Специфікація завдань – більш конкретне формулювання цілей що є орієнтованими на кінцевий результат і здійснення яких вимірюється.

Завдання, як і мета, приносять найбільшу користь, коли вони чітко сформульовані і прямо відповідають таким вимогам:

Мають бути чіткими, конкретним, певними і діючими: що має бути зроблено?

Вимірність – підлягають оглядовому підтвердженню.

Реалістичність – не бути надто високими але такими яких можна досягти за допомогою наявних ресурсів.

Гідність – не бути надто низькими, дрібними, безглуздими.

Адекватність – обґрунтована передача доручень системи і їх відповідність потребам громади.

Підготував Олександр Вольф, експерт Асоціації за демократичне майбутнє